Therefore Archivierung und Dokumentenmanagement

 

 

 

 

 Therefore Archivierung und Dokumentenmanagement

Mit der Dokumentenmanagement-Software Therefore können Sie Geschäftsinformationen in Papierform oder elektronisch ganz leicht digital erfassen, verwalten, aufbewahren und den Mitarbeitern bereitstellen. Dazu gehören zum Beispiel Angebote, Verträge und Rechnungen. E-Mails und PDFs können ebenfalls erfasst werden. Die individuell zuteilbaren Zugriffsrechte erlauben es genau zu bestimmen welche Dokumente von Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden dürfen. Therefore bietet damit eine optimale Plattform um Information zentral zu sammeln und zu sichern. Mit Therefore werden mühsame papierbasierte Tätigkeiten digitalisiert. Das spart Zeit, Geld und enorm viel Arbeit.

Das Papierlose Büro!
Viele Träumen davon aber nur wenige setzen es um.

Mit Therefore können Sie ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen und Papier großteils vermeiden.

Warum überhaupt Papierlos arbeiten?

- Wichtige Dokumente können dank einer Suchfunktion blitzschnell gefunden werden

- Papierdokumente können leicht gestohlen werden oder verschwinden

- Zugriff auf Verträge auch von Unterwegs

- Keine Kosten für ein großes Papierdokumente Lager

Und wie unterstützt mich Therefore dabei?

- Die Workflows ersetzen die alten Papierbasierenden Prozesse und optimieren sie wie z.B Rechnungen genehmigen, Verträge bearbeiten

- Die Dokumente werden auf einem Server oder in der Cloud mehrere Jahre gespeichert

- Alte Ordnerstrukturen können 1 zu 1 in Therefore übernommen werden

- Therefore wird immer genau auf den Einsatzzweck angepasst. Damit ist es für große, mittlere oder auch nur 1 Mann Betriebe geeignet

Lagerkosten Beispiel

Interne Lagerung
Wir verwenden 
Therefore selbstverständlich selber im Haus. Die 40 000 Dokumente die 2019 bei uns entstanden/eingegangen sind werden digital und nicht analog archiviert. Bei einem Mietpreis von 20€/m2 und einer Archivierungspflicht von 7 Jahren sparen wir uns im Jahr ca. 6.960€ an Lagerkosten.  Des Weiteren suchen Mitarbeiter im Durchschnitt 10 Minuten am Tag nach Dokumenten in einem Lager. Bei 30 Mitarbeitern ersparen wir uns mit der digitalen Archivierung also mehr als 8 000€ pro Jahr. 

Externe Lagerung
Bei einer externen Lagerung würden kosten von 1920€ pro Jahr entstehen. Dabei muss man aber bedenken das einem die Dokumente nicht sofort zur Verfügung 
stehen, sondern erst angefordert werden müssen.

Vorteile

WorkflowWorkflow

Mit den Workflows werden Ihre Geschäfts- und Genehmigungsprozesse digitalisiert. Wenn die Geschäftsprozesse digitalisiert sind spart das viel Zeit und Geld. Nach ablauf von Fristen werden automatisch Erinnerungsmails verschickt. Es ist jederzeit ersichtlich wo sich ein Prozess gerade befindet und welche Dokumente noch fehlen.

AktenverwaltungAktenverwaltung

In der Dokumentenmanagement Software können Dokumente und Prozesse als eine Akte zusammengefasst werden. Damit verliert man nicht den Überblick und kann die Dokumente ohne lästiges suchen rasch ansehen und prüfen.

EmailE-Mail

Therefore hilft dabei überfüllte und unorganisierte E-Mail-Eingänge aufzuräumen. Per Drag&Drop oder den integrierbaren In "Therefore™ speichern"-Button ganz einfach und schnell in Therefore importieren. E-Mails einer vordefinierten Mailbox können automatisch gespeichert und dann in einer Akte gespeichert oder einem Workflow hinzugefügt werden.

IntegrationIntegration

Therefore™ kann mit vielen gängigen Softwärelösungen integriert werden um Arbeitsprozesse noch effizienter und einfacher zu gestalten.

VersionsverlaufVersionsverlauf

Die zentrale Speicherung und Verwaltung der Dokumente verbessern die gemeinsame Arbeit an Dokumenten enorm. Die gespeicherte Version ist immer am aktuellsten und der Versionsverlauf zeigt wer was wann geändert hat. Wenn ein Kollege ein Dokument bearbeiten soll können sie ganz leicht eine Aufgabe mit Beschreibung und Frist erstellen.

MobilittMobilität

Mit der Therefore Mobile App für Smartphones oder Tablets sind alle Funktionen von Therefore auch Mobil verfügbar. Sie können Dokumete einsehen und bearbeiten, Workflow Aufgaben abschließen, uvm.

ArchivierungArchivierung

Mit Therefore können sie wichtige Geschäftsdokumente mehrere Jahre sicher verwahren. Die Dokumente werden nach dem einscannen automatisch gespeichert und indexiert werden. Nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungszeit werden sie dann automatisch gelöscht. Mit dem Workflow Modul ganz automatisch dem zuständigen Kollegen zur Prüfung und Validierung elektronisch übermittelt.

DatenerfassungDatenerfassung

Mit dem Therefore Capture Client können Sie Papierdokumente einscannen und zuordnen. Die Barcode- und OCR-Erkennung machen es leicht große Mengen von Dokumenten zu imortieren und sinngemäß einzuordnen. 

SicherheitSicherheit

Die Datensicherheit ist das wichtigste und steht bei Therefore im Vordergrund. Von allen Dokumete wird automatisch ein Backup erstellt und der Administrator kann für jeden Mitarbeiter festlegen welche Dokumente er einsehen darf und welche nicht. Das Tool Audit Trail erstellt zusätlich einen Bericht der alle getätigten Aktion zeigt. 

Cloud Cloud

Die Anschaffung eines Servers und der Erhalt ist kostspielig. Therefore Online bietet eine günstige alternative zu einem lokalen Server mit vollem Funktionsumfang und Speicherung in der Cloud.

Business Analytics Business Analytics

Analysieren Sie Ihre Geschäftsprozesse so leicht wie noch nie und lassen Sie Echzeitstatistikberichte erstellen. Es entstehen individualisierte Berichte mit den Informationen die für Sie am wichtigsten sind. Um Zeit und Arbeit zu sparen kann dieser Vorgang automatisiert werden.

PortalPortal

Über das Web-Portal können Sie externen Benutzern Zugriff auf Dokumente in Therefore gewähren. Die Nutzer besitzen bloß ein Leserecht und können damit keine Dokumente bearbeiten. Das Web Portal wird auf Ihrer bestehenden Website eingebunden und kann individualisiert werden.

 

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egal bei welchem Anliegen - es wird
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gesucht.“


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entsprechen den Erwartungen.
Was versprochen wurde, ist auch
eingehalten worden."


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Es ist Zeit, einen Experten zu kontaktieren. Business Analyse ist der erste Schritt, um Ihr
Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen. Wir helfen Ihnen, die aktuelle Situation zu
analysieren und die richtigen Lösungen zu finden.

Wie können wir zusammen
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Business Analyse

Durch systematische
Analyse werden wir
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Wir finden und
integrieren gemeinsam
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Wir schulen Ihre
Mitarbeiter und
unterstützen Sie,
wenn Sie uns brauchen.

Kontaktieren Sie uns noch heute für ein
persönliches, kostenloses Beratungsgespräch.
01/ 408 90 77 24 oder DSGVO@kl.co.at

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