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Dokumente richtig speichern

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine große Menge an Dokumenten scannen,  speichern und später wiederfinden zu müssen. Dieser Prozess ist häufig mit Komplikationen verbunden und nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Doch was tun, um den Workflow zu verbessern und den auftretenden Problemen entgegenzuwirken?

 

 

Wenig Zeit

Zeit ist in den meistens Betrieben eine Mangelware. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Aufgabenbereich, bei dem das Dokumentenmanagement nur wenig Beachtung findet. Jedes Dokument wird einzeln gescannt, auf die richtige Größe komprimiert und gespeichert. Das ist nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern bringt auch Fehler bei der Zuordnung zu den jeweiligen Kategorien mit sich. Das hat zur Folge, dass häufig mehr als einmal gescannt werden muss, da die gesuchte Datei nicht mehr auffindbar ist. Alles in allem geht dabei viel Zeit verloren, was zu einem ineffizienten Workflow führt.

Workflow optimieren

Für jedes Unternehmen sollte es wichtig sein, seinen Workflow bestmöglich zu gestalten. Eine Firma lebt von einer optimierten Arbeitsverteilung und einem effizienten Zeitmanagement. Arbeitsprozesse müssen aufeinander abgestimmt werden, um unnötige Fehlerquellen zu beseitigen.

 Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Geringere Kosten durch größere Arbeitseffizienz
  • Schnellere Reaktionszeiten - zufriedene Kunden und Mitarbeiter
  • Rechtskonforme Datenbearbeitung – DSGVO erfüllt 

Daher sollte die Dokumentenverarbeitung in Ihren  Workflow miteinfließen und keine zusätzliche Beachtung finden müssen.

 

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I.R.I.S macht es möglich

Iris ist eine patentierte Software Lösung zur Dokumentenverarbeitung, die sie auf Ihren Multifunktionsdruckern installieren können. Mit der Software ist es kein Problem mehr, Dokumente schnell und einfach in digitales Gut zu transformieren, sie zu speichern und wiederzufinden. Mit einem Umwandlungsvolumen von 60.000 Dokumenten pro Tag ist die Software besonders effizient und zeitsparend. Iris vermeidet, dass Ihre Dokumente verloren gehen. Eine spezielle Klassifizierungsplattform ordnet ihre Dateien automatisch in die verschiedenen Geschäftsprozesse ein – damit Sie jederzeit auf alles zugreifen können.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Scan in Farbe/ Schwarz-Weiß und Graustufen
  • Verbesserung der Scanproduktivität
  • Dokumentenindexierung
  • Einfache Handhabung
  • Automatische Texterkennung in Bildern – OCR

Für welche Unternehmen ist Iris geeignet?

  • Unternehmen mit großem Scan- und Datenvolumen
  • Buchhaltungen und Anwaltskanzleien
  • Unternehmen, die ihr Archiv digitalisieren wollen

Digitalisierung ist die Zukunft aller Unternehmen. Bei dieser komplexen Aufgabe ist es notwendig, Experten aufzusuchen.

Wir bei Kieninger & Lagler beraten Sie gerne und bereiten für Sie ein unverbindliches Preisangebot vor.  Schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an. Bereits mehr als 1600 Kunden profitieren von unserer Erfahrung.

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