Mit der Dokumentenmanagement-Software Therefore können Sie Geschäftsinformationen in Papierform oder elektronisch ganz leicht digital erfassen, verwalten, aufbewahren und den Mitarbeitern bereitstellen. Dazu gehören zum Beispiel Angebote, Verträge und Rechnungen. E-Mails und PDFs können ebenfalls erfasst werden. Die individuell zuteilbaren Zugriffsrechte erlauben es, genau zu bestimmen, welche Dokumente von Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden dürfen. Therefore bietet damit eine optimale Plattform, um Informationen zentral zu sammeln und zu sichern. Mit Therefore werden mühsame, papierbasierte Tätigkeiten digitalisiert. Das spart Zeit, Geld und enorm viel Arbeit.
Das papierlose Büro
Viele Träumen davon, aber nur wenige setzen es um.
Mit Therefore können Sie ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen und Papier großteils vermeiden.
Warum überhaupt papierlos arbeiten?
– Wichtige Dokumente können dank einer Suchfunktion blitzschnell gefunden werden
– Papierdokumente können leicht gestohlen werden oder verschwinden
– Zugriff auf Verträge auch von unterwegs
– Keine Kosten für ein großes Papierdokumente-Lager
Und wie unterstützt mich Therefore dabei?
– Die Workflows ersetzen die alten, papierbasierenden Prozesse und optimieren sie, wie z.B. Rechnungen genehmigen oder Verträge bearbeiten
– Die Dokumente werden auf einem Server oder in der Cloud mehrere Jahre gespeichert
– Alte Ordnerstrukturen können 1 zu 1 in Therefore übernommen werden
– Therefore wird immer genau auf den Einsatzzweck angepasst. Damit ist es für große, mittlere oder auch nur 1-Mann-Betriebe geeignet
Lagerkosten Beispiel
Interne Lagerung
Wir verwenden Therefore selbstverständlich selbst im Haus. Die 40.000 Dokumente, die 2019 bei uns entstanden oder eingegangen sind, werden digital und nicht analog archiviert. Bei einem Mietpreis von 20 €/m² und einer Archivierungspflicht von 7 Jahren sparen wir uns im Jahr ca. 6.960 € an Lagerkosten. Des Weiteren suchen Mitarbeiter im Durchschnitt 10 Minuten am Tag nach Dokumenten in einem Lager. Bei 30 Mitarbeitern ersparen wir uns mit der digitalen Archivierung also mehr als 8.000 € pro Jahr.
Externe Lagerung
Bei einer externen Lagerung würden Kosten von 1.920 € pro Jahr entstehen. Dabei muss man aber bedenken, dass einem die Dokumente nicht sofort zur Verfügung stehen, sondern erst angefordert werden müssen.
Vorteile
Workflow
Mit den Workflows werden Ihre Geschäfts- und Genehmigungsprozesse digitalisiert. Wenn die Geschäftsprozesse digitalisiert sind, spart das viel Zeit und Geld. Nach Ablauf von Fristen werden automatisch Erinnerungsmails verschickt. Es ist jederzeit ersichtlich, wo sich ein Prozess gerade befindet und welche Dokumente noch fehlen.
Aktenverwaltung
In der Dokumentenmanagement-Software können Dokumente und Prozesse als eine Akte zusammengefasst werden. Damit verliert man nicht den Überblick und kann die Dokumente ohne lästiges Suchen rasch ansehen und prüfen.
Therefore hilft dabei, überfüllte und unorganisierte E-Mail-Eingänge aufzuräumen. Per Drag-and-Drop oder den integrierbaren „In Therefore™ speichern"-Button lassen sich E-Mails ganz einfach und schnell importieren. E-Mails einer vordefinierten Mailbox können automatisch gespeichert und dann in einer Akte abgelegt oder einem Workflow hinzugefügt werden.
Integration
Therefore™ kann mit vielen gängigen Softwarelösungen integriert werden, um Arbeitsprozesse noch effizienter und einfacher zu gestalten.
Versionsverlauf
Die zentrale Speicherung und Verwaltung der Dokumente verbessern die gemeinsame Arbeit an Dokumenten enorm. Die gespeicherte Version ist immer am aktuellsten und der Versionsverlauf zeigt, wer was wann geändert hat. Wenn ein Kollege ein Dokument bearbeiten soll, können Sie ganz leicht eine Aufgabe mit Beschreibung und Frist erstellen.
Mobilität
Mit der Therefore Mobile App für Smartphones oder Tablets sind alle Funktionen von Therefore auch mobil verfügbar. Sie können Dokumente einsehen und bearbeiten, Workflow Aufgaben abschließen, u.v.m.
Archivierung
Mit Therefore können Sie wichtige Geschäftsdokumente mehrere Jahre sicher verwahren. Die Dokumente werden nach dem Einscannen automatisch gespeichert und indexiert. Nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungszeit werden sie dann automatisch gelöscht. Mit dem Workflow Modul können die Dokumente ganz automatisch dem zuständigen Kollegen zur Prüfung und Validierung elektronisch übermittelt werden.
Datenerfassung
Mit dem Therefore Capture Client können Sie Papierdokumente einscannen und zuordnen. Die Barcode- und OCR-Erkennung machen es leicht, große Mengen von Dokumenten zu importieren und sinngemäß einzuordnen.
Sicherheit
Die Datensicherheit ist das wichtigste und steht bei Therefore im Vordergrund. Von allen Dokumente wird automatisch ein Backup erstellt und der Administrator kann für jeden Mitarbeiter festlegen, welche Dokumente er einsehen darf und welche nicht. Das Tool Audit Trail erstellt zusätzlich einen Bericht, der alle getätigten Aktionen zeigt.
Cloud
Die Anschaffung eines Servers und dessen Erhalt ist kostspielig. Therefore Online bietet eine günstige Alternative zu einem lokalen Server mit vollem Funktionsumfang und Speicherung in der Cloud.
Business Analytics
Analysieren Sie Ihre Geschäftsprozesse so leicht wie noch nie und lassen Sie Echtzeitstatistikberichte erstellen. Es entstehen individualisierte Berichte mit den Informationen, die für Sie am wichtigsten sind. Um Zeit und Arbeit zu sparen, kann dieser Vorgang automatisiert werden.
Portal
Über das Web-Portal können Sie externen Benutzern Zugriff auf Dokumente in Therefore gewähren. Die Nutzer besitzen bloß ein Leserecht und können damit keine Dokumente bearbeiten. Das Web-Portal wird auf Ihrer bestehenden Website eingebunden und kann individualisiert werden.
Sind Sie interessiert? Haben Sie noch Fragen?
Schreiben Sie uns noch heute und Sie bekommen
ein unverbindliches Angebot.
Was sagen unsere Kunden?
Analyse & Beratung
Es ist Zeit, einen Experten zu kontaktieren.
Business Analyse ist der erste Schritt, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen.
Wir helfen Ihnen, die aktuelle Situation zu analysieren und die richtigen Lösungen zu finden.
Wie können wir zusammen
Ihre Ziele erreichen?
1
Business Analyse
Durch systematische Analyse werden wir Ihr Unternehmen kennenlernen.
2
Lösungen finden
Wir finden und integrieren gemeinsam die passende Lösung in Ihre IT-Landschaft.
3
Service & Support
Wir schulen Ihre Mitarbeiter und unterstützen Sie, wenn Sie uns brauchen.
