Der Traum vom „papierlosen Büro“ ist bereits ein betagter. Der Begriff tauchte bereits in den 1970er-Jahren auf – mit dem Versprechen, dass durch den Einsatz von IT und den Verzicht auf papiergebundene Dokumente Arbeit eingespart, die Effizienz gesteigert und die Umwelt geschützt werden kann.
In den mehr als 40 Jahren, die seit dieser Vision vergangen ist, hat sich die IT soweit entwickelt, dass alle Voraussetzungen für das papierlose Büro gegeben sind. Stichwort Digitalisierung, das heute in aller Munde ist: Damit ist im Grunde nichts anderes gemeint, als dass alle Prozesse, die digitalisiert werden können, auch digitalisiert werden.
Um dieses Ziele zu erreichen, stehen heute eine Reihe von Technologien zur Verfügung, die von digitalen Managementsystemen bis hin zu smarten Lösungen inklusive Sensorik und künstlicher Intelligenz reichen.
Angesichts der klaren Vorteile, die sich durch Digitalisierung erzielen lassen, und der zahlreichen technischen Möglichkeiten, die heute bestehen, sollte in heimischen Unternehmen Digitalisierung weit verbreitet und das papierlose Büro längst Realität sein. Oder doch nicht?
Österreich nur Mittelmaß.
Was die Digitalisierung der Unternehmen betrifft, so ist nur jedes fünfte Unternehmen der EU hoch digitalisiert, wie die WIFO-Studie „Österreich im Wandel der Digitalisierung“ zu berichten weiß. Österreich liegt hier auf dem mittelmäßigen 11. Platz, was unter anderem auf die relativ niedrigen Umsatzanteile des Online-Handels bei KMUs und die vergleichsweise geringe Nutzung von Cloud-Angebot zurückzuführen ist.
Bei der Digitalisierung von früher papiergebundenen Prozessen sieht die Sache noch bedenklicher aus. Laut einer Studie des Marktforschungsinstituts TNS Emnid hat sich der Einsatz von Papier in 49 Prozent der heimischen Unternehmen in den letzten Jahren nur leicht verringert.
Für 18 Prozent ist er gleich geblieben, in 15 Prozent der befragten Firmen ist er sogar leicht oder stark gestiegen.
Typischer Fall für Prints: geschäftliche Unterlagen, die per Mail kommen. 57 Prozent der befragten österreichischen Unternehmen drucken diese manchmal aus, 19 Prozent fast immer. Die Gründe für die „Rückführung“ von digitalen Prozessen ins „analoge Zeitalter“ sind mannigfaltig. Mitarbeiter drucken geschäftliche Unterlagen aus, um sie
- zu bearbeiten (55 Prozent)
- zu archivieren (50 Prozent)
- intern weiterzugeben (36 Prozent)
- zu lesen (28 Prozent) oder
- extern weiterzugeben (13 Prozent)
Ein weiterer Bereich, bei dem die Digitalisierung noch nicht recht Fuß fassen konnte, ist die Fakturierung. 37 Prozent der Rechnungen in Westeuropa werden nach wie vor in Papierform verschickt, so die aktuelle Studie „The future of purchase to pay: trends report“.
In Deutschland sind es sogar 77 Prozent, die ihre Rechnungen auf Papier übermitteln. In Österreich wiederum werden 61 Prozent der elektronisch eingelangten Rechnungen wieder ausgedruckt. Bei kleinen heimischen Unternehmen liegt dieser Anteil sogar bei rund 85 Prozent, so die Deloitte-Studie „Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen“.
Angesichts dieser Zahlen mag es wenig wundern, dass die EU-Kommission plant, E-Invoicing bis 2020 als vorherrschende Fakturierungsmethode zu etablieren. Geschätzte Einsparungen für Unternehmen in der EU durch eine elektronische Rechnungsbearbeitung: 64,5 Milliarden Euro pro Jahr.
Papierberge als Ärgernis
Es ist nicht nur Geld, das durch fehlende Digitalisierung und verloren geht, betroffen sind auch die Nerven der Mitarbeiter. In der Marketagent-Studie „Ärgernisse im Büroalltag“ werden bei Störung von Arbeitsabläufen vor allem folgende Punkte genannt:
- Büroassistentinnen und -assistenten haben heute wertvollere Aufgaben zu erledigen als das Sortieren und Heften von Dokumenten (39,7 Prozent)
- In heutigen Unternehmen wird zu viel Papiermüll produziert (durch Fehldrucke, mehrfach ausgedruckte Unterlagen, ausgedruckte E-Mails etc. – 37.0 Prozent)
- Die Suche nach Unterlagen kostet mich Unmengen an Zeit (9,5 Prozent)
Beim Drucken empfinden österreichische Unternehmen folgende Punkte als besonders störend:
- Ich muss einen Papierstau beseitigen (34,6 Prozent)
- Es fehlt Toner (31,6 Prozent)
- Es fehlt Papier (21,7 Prozent)
- Komplizierte Bedienung des Geräts (17,2 Prozent)
Fazit: Maßvolles Drucken
Der Traum vom papierlosen Büro ist trotz bester technischer Voraussetzungen, die heute bestehen, noch nicht Realität geworden. Das mag unter anderem auch daran liegen, dass die Haptik nach wie vor ein wesentlicher menschlicher Aspekt ist, um seine Umwelt zu begreifen – im wahrsten Sinne des Wortes.
Daher geht der Trend in Richtung maßvolles Ausdrucken: Es soll nur das ausgedruckt werden, was unbedingt notwendig ist und den Nutzer in seiner Arbeit unterstützt. Alles andere soll den Weg der digitalen Transformation gehen. Um den Print-Betrieb möglichst störungsfrei zu gestalten, braucht es natürlich entsprechende Produkte und Services – denn Papierstau & Co sind nicht gerade die haptischen Erlebnisse, die man sich im Büroalltag wünscht.
Quelle: http://www.canon.at/business-bytes/articles/wie-papierlos-sind-osterreichs-unternehmen.aspx
Unsere Erfahrung
Das Wachstum unserer Firma in den letzten 10 Jahren verlangte von uns, unsere Daten und Kommunikation digital zu machen.
Am Anfang hatten wir Bedenken, all unsere Daten zu digitalisieren – Anschaffungskosten und Sicherheit führten zu vielen Diskussionen.
Jetzt sehen wir, dass unsere anfänglichen Sorgen unbegründet waren. Monatlich sparen wir tausende Euro an Papier und Toner, Lagermiete, Vernichtungskosten von Dokumenten und Personalkosten. Heute helfen wir anderen Unternehmen, Digitalisierung umzusetzen.
